Dit is blog 4 in de kennismanagement & productiviteit serie. In het eerste blog gaf ik je handvatten voor het opzetten van je takenlijst, en een dashboard om die lijst te monitoren. In blog 2 ging ik dieper in op structuur: hoe voeg je een taakstatus toe aan je takenlijst, dat je alles in je agenda zou moeten plannen, en je agenda leidend is. In blog 3 ging ik in op hoe je nu zo’n nieuwe structuur voor jezelf invoert. Zoals ik ook al schreef, dat is de fundering. En hoewel een fundering een beetje saai is, is ie wel noodzakelijk. Je ziet er niks meer van als het huis eenmaal af is, maar zorgt er wel voor dat je huis ook voor langere tijd blijft staan. Die fundering heb je dus nu staan. Tijd voor het leuke gedeelte! Vandaag gaan we een ideeëndatabase toevoegen, zodat jij straks al die briljante ingevingen weer terug kunt vinden.
Verloren ideeën
Heb jij veel ideeën? En komen ze op de gekste momenten op? Onder de douche, terwijl je in het bos loopt, als je ’s nachts ineens wakker wordt, als je op de WC zit wellicht.. Soms heb je van die ideeën waarbij je denkt ‘deze moet ik onthouden’. Om het vervolgens te vergeten. Misschien doe je wel eens een poging om zo’n idee toch vast te leggen. Met post-its bijvoorbeeld. Of ben je eens begonnen om dingen op te gaan schrijven. Mogelijk op allerlei verschillende plekken. Waardoor je ze wel had vastgelegd, maar evengoed niet makkelijk terug kon vinden.
Dat was in ieder geval wel hoe het bij mij werkte. Vaak dacht ik ‘dit kan ik wel onthouden’. Niet dus! Of ik schreef het op, om het niet meer terug te vinden op het moment dat ik het nodig had. Ook de notitie app op mijn telefoon heb ik gebruikt. Of mezelf appjes sturen. Aantekeningen maken in de boeken die ik las. Dat soort dingen. In de praktijk werkt dat niet zo lekker, want er is niet een centrale plaats waar je het terug kunt vinden. Toen ik begon met ondernemen leek het me wel heel erg handig om al die ideeën WEL terug te kunnen vinden. Dus begon ik met experimenteren met persoonlijk kennismanagement, en heb ik een manier gevonden die voor mij werkt. In deze blogserie neem ik je mee in wat voor mij werkt, in de hoop dat jij er ook wat aan hebt. En straks ook je ideeën terug kunt vinden, en daarmee veel productiever te werken.
Database
De sleutel tot succes is hier dat je alles op één plek samenbrengt. Voor mij is dat een Notion systeem. Daarin heb ik een database toegevoegd waarin ik ideeën vastleg. In combinatie met de Notion-app op mijn telefoon heb ik alles wat ik nodig heb om die ideeën vast te leggen. Ik kan als ik een idee krijg gewoon mijn telefoon erbij pakken, en dat nieuwe idee vastleggen. Dat komt dan in de database terecht, waar ik het altijd terug kan vinden via de zoekfunctie. Op die manier kan ik ook zien of er al ideeën inzitten die op elkaar aansluiten, en ik kan meteen vanuit het dashboard naar een idee toegaan, en bijvoorbeeld taken aanmaken via een koppeling. Op die manier kan ik altijd terugvinden wat bij elkaar hoort.
Maar wat stop je nu in zo’n database? Ook hier neem ik het advies van Tim Ferriss als uitgangspunt: wat als dit heel simpel was, hoe zou het er dan uitzien? Je kunt eindeloos veel kenmerken vastleggen in je database, maar is het ook nuttig? Waarschijnlijk niet. Dus begin met de basisdingen, zoals ‘project’, ‘ideestatus’, ‘datum aangemaakt’, ‘datum gewijzigd’. Het is een begin, je kunt later altijd dingen toevoegen (of verwijderen) mocht dat beter werken voor je. In blog 1 kun je vinden hoe je een database in Notion aan kunt maken.
Dashboard en app
Voor het overzicht is een dashboard heel handig. In het eerste blog gaf ik al een uitleg over het maken van een simpel dashboard in Notion, waarin toen nog alleen een takenlijst te zien was. Nu hebben we dus nog een ideeën database die we toe kunnen voegen. Laten we eerst even bedenken wat handig is. Wat wil je graag terugzien in je dashboard? Waarschijnlijk niet ALLE ideeën die je in je database hebt zitten, dat zou niet echt overzichtelijk zijn. Zelf heb ik ervoor gekozen om alleen de nieuwe ideeën weer te geven waarvan ik nog moet beslissen wat ik ermee wil (bij welk project hoort het idee, is het een idee voor de korte, middellange of lange termijn, dat soort vragen). De vraag die van belang is: wat wil je doen met je verzamelde ideeën? Dat bepaalt hoe je dashboard eruit moet komen te zien. Misschien wil je wel dat een idee na zoveel tijd weer op je dashboard komt, om dan te bepalen of je het nog steeds een goed idee vindt. Dat kan een mooie manier zijn om ideeën weer even bij jezelf onder de aandacht te brengen. Experimenteer hiermee!
Hoe komen je ideeën in je database? Daar zijn verschillende manieren voor. Je kunt ze invoeren terwijl je achter je pc zit. En dan kun je meteen bepalen waar het bij hoort. Een andere manier is via de app. handig wanneer je niet in de buurt van je PC bent, en snel een idee wilt vastleggen. De Notion-app maakt dit makkelijk. Maak je gebruik van een ander programma, dan raad ik je aan om zoveel mogelijk aan te sluiten bij wat je al doet, of daarop verder te bouwen. Gebruikte je eerst Whatsapp om een idee vast te leggen, dan vervang je Whatsapp door jouw programma. Zet dan je nieuwe app op de plek waar eerst Whatsapp zat bijvoorbeeld. In het vorige blog kun je meer informatie vinden over het aanleren van gewoonten.
Onderhoud
Goed, je hebt nu een ideeën database. Je kunt je spontane ideeën vastleggen. Ook kun je die ideeën later indelen in projecten, en je kunt ze makkelijk terugvinden. Superhandig. Maar er komt meer bij kijken. Je zult iets aan onderhoud moeten gaan doen, omdat je anders over een jaar een enorme bak met ideeën hebt waarin je niets meer kunt vinden, en het overzicht kwijt bent. En dan schiet het zijn doel voorbij, want dan wordt er nog steeds niets met al die ideeën gedaan. Je was juist hiermee begonnen om WEL iets met je ideeën te gaan doen…
Dit onderhoud kan uit verschillende acties bestaan. Om te beginnen is het een goed idee om te bepalen waar een idee bij hoort. Kun je ze clusteren onder een project bijvoorbeeld? Goed om bij stil te staan wanneer je je nieuw vastgelegde ideeën doorneemt. Daarnaast is het een goed idee om vanuit je idee taken aan te maken (in het blokje hieronder leg ik uit hoe je een gelinkte taak kunt maken in Notion). Is een idee nog erg vaag, dan kan zo’n taak zijn ‘helder krijgen wat dit idee precies is’. Heb je wel helderheid, maak dan een taak (of meerdere) aan om het uit te gaan voeren! Je kunt ook nadenken over de horizon voor een idee. Is het iets dat je op korte termijn wilt doen, maak dan taken aan met een einddatum. Ligt de horizon verder weg, dan kun je je idee een label ‘later’ meegeven. Sowieso is het een goed idee om je ideeën lijst met enige regelmaat door te nemen. Soms is je idee door de tijd ingehaald, en niet meer relevant. Je kunt hem dan een label ‘niet meer relevant’ meegeven (wel handig om hem toch te bewaren, je weet nooit). Je kunt dit in je wekelijkse review doen, of er periodiek tijd voor inplannen. Voordeel van het regelmatig doornemen van je ideeën, is dat ze dan dus weer actief worden, en je beter verbanden gaat leggen. Ze blijven dan meer ’top of mind’.
En los!
Je hebt nu geleerd hoe je een ideeën database toevoegt en inricht. Ongetwijfeld heb je meer ideeën om elementen toe te voegen. Daar kun je nu mee aan de slag! Denk bijvoorbeeld eens aan een leeslijst waarin je belangrijke passages uit boeken vast kunt leggen. Zodat je ze op een later moment makkelijk terug kunt vinden. Of kunt verbinden aan andere ideeën die je hebt. Daarmee kun je nu gaan experimenteren. Je kunt zelf gaan bouwen in bijvoorbeeld Notion, of je zoekt in een template-database naar iets dat pas bij wat jij wilt, wat je dan aan kunt passen aan jouw eisen. Mijn advies: ga uitproberen. Je kunt iets dat niet voor je werkt altijd weer verwijderen.
In de volgende aflevering in deze serie ga ik dieper in op tips & tricks. Heb je in de tussentijd vragen of opmerkingen? Stuur me dan een bericht.