In deze serie over persoonlijk kennismanagement en productiviteit schreef ik al eerder over de basis voor een kennismanagementsysteem. En dat je dit het beste zo simpel mogelijk kunt starten, omdat het gemakkelijk verdwalen is in de vele mogelijkheden van een tool als Notion. Daarom hield ik het simpel en begon ik met de aanleg van een takenlijst. In het tweede blog schreef ik over het aanbrengen van een basisstructuur, de fundering onder je systeem. Inclusief een vangnet waardoor je de controle over je takenlijst kunt houden.
Vandaag wil ik het hebben over de implementatie van dit systeem. Want weten hoe iets moet, is niet hetzelfde als het ook echt gaan doen. Het is bovendien ook wel zo fijn als je je nieuwe systeem zo implementeert dat het over drie of zes maanden ook nog werkt voor je.
Goede gewoonten
Voor het implementeren van iets nieuws, is kennis over gewoontevorming heel nuttig. Uiteindelijk is dat namelijk wat deze implementatie is, het invoeren van een nieuwe gewoonte. In dit geval een hele serie van nieuwe gewoontes. Klinkt simpel, maar dat valt in de praktijk tegen. Denk maar aan al die goede voornemens die vaak al voor eind januari weer losgelaten zijn. Daar komt meteen al een mooie tip uit. Wacht niet met iets nieuws doen tot het 1 januari is. Of volgende maand, volgende week. Als je iets wilt doen, doe het NU. Er is geen ander moment, zouden mindfulness-experts zeggen. Een wat nuchterder versie is dat van uitstel nou eenmaal vaak afstel komt.
Ook bij het vormen van nieuwe gewoonten, is het heel nuttig om het zo simpel mogelijk te maken. Begin klein. In zijn boek Atomic Habits stelt James Clear dat die kleine gewoonten over tijd een groot verschil kunnen maken. Volgens Clear zijn er vier elementen van belang voor het bouwen van goede gewoonten:
- Maak het duidelijk
- Maak het aantrekkelijk
- Maak het makkelijk
- Maak het bevredigend
Oftewel: DAMB. Duidelijk, aantrekkelijk, makkelijk en bevredigend. Laten we deze vier elementen eens langslopen, en kijken hoe je ze toe kunt passen op jouw kennismanagement en productiviteit.
Maak het duidelijk
Gewoonten zijn context-afhankelijk. Wat wil dat zeggen? Laten we tandenpoetsen eens als voorbeeld nemen. De meeste mensen poetsen voordat ze naar bed gaan hun tanden. Dit doen ze in de badkamer. Dus de context is hier naar de badkamer gaan voordat je gaat slapen. Het meest logische om daar dan te doen, is je tanden poetsen. Het zou veel minder logisch zijn om je tanden te poetsen wanneer je bij een tankstation gaat tanken onderweg naar je werk, toch? Of vóór het eten. Dat zou raar zijn. De context bestaat dus uit een plaats en een tijd. Die bepalen of de actie die je gaat doen logisch voelt. Logische acties hebben meer kans van slagen.
Dit gegeven kun je gebruiken voor het vormen van jouw nieuwe gewoonte. Kijk eens of je een logische tijd en plaats kunt vinden voor bijvoorbeeld het doornemen van de taken die je op je lijst hebt gezet, maar die nog geen status hebben. Het begin van de dag bijvoorbeeld. Je kunt hierbij gebruikmaken van wat Clear ‘Habit Stacking’ noemt. Koppel je nieuwe gewoonte aan iets wat je al doet. Dus neem je takenlijst door terwijl je je eerste koffie drinkt bijvoorbeeld.
In zijn boek beschrijft hij bijvoorbeeld wat er gebeurt wanneer je een nieuwe bank koopt. Ineens staat die nieuwe bank daar in je huis, en ziet de rest van je interieur er een beetje belegen uit. Dus wil je een nieuw kleed, en nieuwe gordijnen. En die kast kan ook écht niet meer. Voor je het weet staat je hele huis vol met nieuwe spullen.
Dit is de basis van wat Habit Stacking genoemd wordt. Een actie vormt de start voor een serie aan acties. Je kunt dit in je voordeel gebruiken door aan een van je gewoontes één actie toe te voegen. Na verloop van tijd is dit gedrag zo ingesleten dat het automatisch gaat. Een nieuwe gewoonte is geboren!
Maak het aantrekkelijk
Niet alles is leuk om te doen. Takenlijsten doornemen kan best wel saai zijn. Dan is de truc om het aantrekkelijk te maken. Dat kun je doen door iets wat je MOET doen te koppelen aan iets wat je WILT doen. Belonen dus. Overigens is het de verwachting van beloning, en niet de beloning zelf, die ervoor zorgt dat je in actie komt. In het voorbeeld van de takenlijst en de koffie, zou je ervoor kunnen kiezen om jezelf te belonen met die koffie (of ok, nóg eentje dan) NADAT je aan de verwerking van je takenlijst bent begonnen. Je kunt ook koekjes gebruiken, maar wel op eigen risico!
Maak het makkelijk
Makkelijke dingen zijn makkelijker om te doen dan moeilijke dingen. Dat is nu eenmaal zo. De mens is van nature een beetje lui, dus het is handig om hier rekening mee te houden bij het aanleren van nieuwe gewoonten. Zorg dat wat je wilt doen, makkelijk is. Zeker in het begin, is het verstandig om daarbij de 2-minuten-regel te gebruiken. Zorg dat je nieuwe gewoonte niet meer dan 2 minuten duurt (klein en simpel beginnen!). Gewoontevorming is het automatiseren van gedrag door herhaling. En dat kun je later altijd nog uitbreiden. We gaan weer naar het voorbeeld van de in te delen takenlijst. We hebben die al gekoppeld aan je koffiedrinkmomentje, en hebben een tweede kop koffie toegevoegd als beloning. Daar voegen we nu aan toe dat je dus 2 minuten bezig gaat met het indelen van die taakjes op je lijst.
Maak het bevredigend
Een nieuwe gewoonte blijft pas plakken als je er een goed gevoel aan overhoudt. Heel simpel, beloning zorgt voor herhaling, afstraffing voor vermijding. Een manier om voor die beloning op de iets langere termijn te zorgen, is het bijhouden van je vorderingen. Niets fijner dan vaststellen dat je vooruitgaat, toch? Een mooi moment om daar bij stil te staan, is bij de wekelijkse review waar ik in het vorige blog over schreef. Elke week neem je (op het meest logische moment, uiteraard) een half uurtje om te reviewen hoe je week ging. Kijk niet alleen terug naar je laatste week, maar ook naar die ervoor (ja, het is dus wel handig dan om iets vast te leggen over je wekelijkse review). Lukte het om je nieuwe gewoonte vol te houden? Dan merk je als het goed is ook dat je vooruitgaat. En dat is bevredigend.
In dit blog heb ik de basis van gewoontevorming beschreven. Wil je hier meer over weten, dan is het boek Atomic Habits van James Clear wel echt een aanrader. Wat ik hier met je doorgenomen heb, is een voorbeeld van slechts één gewoonte (je niet toegewezen taken toewijzen), vooral ter illustratie. Het implementeren van een kennismanagement- en productiviteitsstructuur bestaat uit meer dan alleen die ene gewoonte (zie kader hieronder). Het gaat om een hele serie van nieuwe gewoonten. Het idee is hetzelfde. Wanneer je deze vier pijlers gebruikt om jouw structuur op te zetten, komt dat helemaal goed.
- Takenlijst: nieuwe taken indelen
- Wekelijkse review waarin je evalueert hoe de afgelopen week ging, en wat je volgende week gaat doen
- Agenda leidend maken voor je bezigheden. Plan alles in (denk ook aan reistijd, voorbereidingstijd, etc), hou je aan je planning. Laat wel ruimte voor onverwachte zaken.
- Niks te doen? Pak je takenlijst erbij!
- Spontane ingeving? Drop hem in je ideeënbox (zodat ie op je niet-ingedeelde taken overzicht komt, en je dan kunt bepalen wat je ermee wilt)
Natuurlijk komt er meer bij kijken dan deze lijst. Maar om de kans van slagen zo groot mogelijk te maken, kun je beter met enkele gewoonten beginnen. Je kunt dit later op dezelfde manier uitbreiden, door Habit Stacking toe te passen. Je hebt dan namelijk al een mooie basis staan, waaraan je nieuwe gewoonten toevoegt.
Het goede nieuws is dat je na het lezen van dit blog de fundering hebt voor jouw Persoonlijk Kennismanagement en productiviteit. En dat we dus aan de leuke dingen kunnen gaan beginnen. Daarover meer in het volgende blog! Heb je in de tussentijd vragen of opmerkingen, laat het me weten door me een bericht te sturen.