Als je het vorige blog in deze serie gelezen hebt, en ook de stappen hebt gevolgd, heb je nu een takenlijst. Heel leuk, daarmee heb je wel geregeld dat je taken ergens op een centrale plek terug te vinden zijn. Maar daarmee ben je er nog niet. Taken handelen zichzelf niet af. Jij zult toch echt zelf aan de bak moeten.
Wat je daarbij kan helpen, is een eenvoudige structuur. En daar ga ik dus deze week dieper op in. Hopelijk schrik je niet van het woord ‘structuur’ hier! Het is een hulpmiddel. Ook hier raad ik je aan om het zo simpel mogelijk te houden. Zie het als de fundering. Een saai ding, waar je niets van ziet. Maar die er wel voor zorgt dat je huis blijft staan. Zo is het ook met een werkstructuur, die zorgt voor de fundering onder jouw werk. Misschien saai, maar wel heel belangrijk.
Structuur
In het vorige blog beschreef ik het bouwen van een takenlijst. Daarmee heb je dus je taken op een plek. Maar verder zegt het nog weinig. Je kunt niet zien welke taken je nu op dit moment aan het doen bent, welke in de wacht staan, welke op de to-do lijst staan. Dus dat gaan we eerst regelen. Zelf gebruik in deze labels:
– ’to do’ voor taken die ik moet gaan doen
– ‘doing’ voor taken waar ik mee bezig ben
– ‘done’ voor taken die af zijn
Heb je deze taakstatus toegevoegd aan je taken, dan kun je ze organiseren op deze status. Je ziet in één oogopslag met welke taken je nu bezig bent (of zou moeten zijn…), welke taken klaar zijn, en welke je nog moet gaan doen. Qua administratie en registratie is dat wel zo’n beetje de basis.
Een volgende stap, is het opzetten van een werkstructuur. Want een overzicht is heel mooi, maar daarmee worden de taken nog niet vanzelf afgehandeld. Bij mij viel het kwartje door het boek ‘Grip’ van Rick Pastoor. Een absolute aanrader als je het mij vraagt, ik zou hem zeker lezen als je daar meer over wilt weten (nee, ik ontvang geen commissie voor dit advies). Rick gaat in zijn boek veel dieper in op de materie, ik licht hier een aantal van zijn principes toe.
Een belangrijk advies uit dit boek, is dat je alles in je agenda zet, en je agenda leidend maakt. Zo ook met je taken. Je taken vallen waarschijnlijk onder een project, dus dan maak je blokken in je agenda waarin je aan dat project gaat werken. Wát je dan gaat doen, haal je uit je takenlijst. Als het goed is heb je ook een property ‘einddatum’ toegevoegd aan je taken. Deze gebruik je om te bepalen welke taken eerst moeten.
Plannen
Je hebt nu een takenoverzicht waarin je makkelijk kunt zien wat je te doen hebt. Je hebt blokken ingepland in je agenda waarin je met je taken bezig gaat. Maar je weet hoe dat gaat. Soms veranderen zaken. Je krijgt een spoedklusje tussendoor. Prioriteiten veranderen. Taken blijken langer te duren dan je vooraf had gedacht. Dat soort dingen. Hoe zorg je er dan voor dat je toch het overzicht blijft houden?
Door een wekelijkse review te plannen! Deze tip is denk ik wel de meest zinvolle uit ‘Grip’. Elke vrijdag neem ik een half uur om terug te blikken op mijn week. Welke taken heb ik uitgevoerd? Zijn er taken waar ik niet aan toe ben gekomen? Moeten deze opnieuw gepland worden, of zijn ze niet relevant meer? Ook kijk ik wat er allemaal op mijn to-do lijst is bijgekomen. Wanneer moet het af zijn? Ik neem mijn agenda van de afgelopen week door. En ik kijk meteen naar de volgende week, waarbij ik nieuwe blokken inplan voor de acties die ik in de volgende week wil gaan doen. Ik kijk of ik afspraken heb waarvoor ik ergens heen moet (en plan ook de reistijd daarvoor in). Pastoor noemt dit in zijn boek ‘het vangnet onder je werkweek’. En dat is precies wat het is. Het zorgt ervoor dat je het overzicht houdt. Het voorkomt dat taken ongezien verdwijnen. Ook geeft het je de gelegenheid om elke week weer je opties na te gaan, en je af te vragen of de taken op je takenlijst eigenlijk nog wel relevant zijn.
Wees ook niet bang om taken te verwijderen als ze niet meer relevant zijn! Wat je daarnaast kunt doen, is bepaalde dingen filteren in je taaklijst. Zo heb ik zelf de ‘done’ taken niet in mijn hoofd-takenlijst staan. Op een gegeven moment zal dit namelijk een hele lange lijst worden, en dat ziet er onrustig uit. Lees hieronder hoe ik dat uitfilter.
Soms is het echter wel handig om toegang te hebben tot de 'done' lijst. Daarvoor kun je net onder de naam van dit overzicht ('Taken') klikken op de +. Kies weer de database waarin je taken zitten. Hier 'hide' je alle kolommen behalve 'done'. Zo kun je in je wekelijkse review toch je afgeronde taken bekijken.
Je hebt nu een takenlijst met taakstatus en einddata. Je hebt een idee van een weekstructuur die je kan helpen om je takenlijst ook daadwerkelijk af te gaan werken. Ook weet je dat een vangnet handig kan zijn. Het enige dat je nu nog moet doen, is dit implementeren. En dat is dus het onderwerp van het volgende blog in deze serie.
Mocht je in de tussentijd vragen of feedback hebben, stuur me dan even een berichtje.