Vandaag het laatste deel in de zomer-blogserie Persoonlijke kennismanagement & productiviteit. De serie begon met de basis: één database voor je takenlijst, en een dashboard. In deel 2 nam ik je mee in het toevoegen van een taakstatus, en schreef ik dat je een werkstructuur in kunt voeren waarbij je je agenda leidend maakt. Het derde deel ging in op hoe je er voor zorgt dat je nieuwe structuur ook voor langere tijd vol te houden is. Met andere woorden, hoe je nieuwe gewoonten succesvol implementeert (ook nuttig voor andere zaken, zoals goede voornemens!). Daarmee heb je de fundering van jouw persoonlijke kennismanagement en productiviteit systeem staan. In deel 4 gingen we aan de slag met het leuke werk: ik liet je zien hoe je een ideeën database aanlegt, zodat jouw briljante ingevingen niet meer verloren gaan.
In deze laatste blog wil ik je nog wat tips meegeven, en ga ik in op problemen waar je tegenaan kunt lopen. En belangrijker misschien wel, hoe je die problemen het hoofd kunt bieden. Laten we van start gaan!
Tip 1: Tags
Naast de status van een taak, zijn er meer manieren om je taken te labelen. Zo kun je tags toevoegen, met daarin het onderwerp of thema waar de taak over gaat. Op die manier kun je snel zien of je meer taken in je database hebt zitten die gaan over dat onderwerp of thema. Superhandig, je zou dan na een tijdje bijvoorbeeld kunnen kijken wat veel voorkomende thema’s zijn. Je kunt dit ook toepassen op je ideeën database. Zie het blok hieronder voor hoe je dit in Notion doet.
Op dezelfde manier kun je ook dingen als een 'Project' toevoegen. Kijk wat in de praktijk voor jou werkt. Teveel verschillende soorten helpt ook niet echt. Het moet wel functioneel zijn.
Tip 2: Experimenteer
Een tool als Notion biedt enorm veel mogelijkheden. Ik adviseerde je al om zo simpel mogelijk te beginnen. En dan je basis uit te bouwen. Wat heb jij nodig? Je kunt het zo gek niet verzinnen of er is wel een oplossing voor te bedenken. Wees niet bang om te experimenteren met allerlei verschillende oplossingen. Probeer dingen een tijdje uit, bepaal of het werkt voor je. En zo niet, dan verwijder je het weer. Aanpassen kan altijd. Je kunt hier jezelf steeds de vraag stellen ‘helpt dit mij verder, of niet?’. Zo niet, weg ermee.
Tip 3: Beter goed gejat...
Waarschijnlijk ben jij niet de enige die met dit onderwerp bezig is. Ook ben je niet de enige die de tool gebruikt die jij gebruikt. Gebruik je Notion, dan zijn er heel veel mensen die dat ook gebruiken. Al die mensen hebben misschien wel manieren gevonden om op te lossen wat voor jou nog een openstaand vraagstuk is. Dus, in plaats van het wiel opnieuw uit te willen vinden (mag hoor, wat jij wilt, kan ook een leuke uitdaging zijn), kun je ook eens kijken wat anderen al hebben bedacht. Via YouTube kun je heel veel nuttige informatie vinden. Haal eruit wat voor jou nuttig is, pas dingen aan, haal dingen weg, voeg dingen toe. En blijf evalueren of het nuttig is voor wat jij wilt bereiken.
Dat waren de tips. Ben je al gestart, dan kom je onvermijdelijk ook problemen tegen. Deze twee zijn denk ik wel de meest voorkomende.
Probleem 1: Niet-uitgevoerde taken
Soms heb je van die taakjes op je lijst staan… Je neemt je steeds voor om die ene taak uit te gaan voeren, dus je zet hem op je ‘doing’ lijst. Je hebt er zelfs een datum aan gehangen wanneer het af moet zijn. En toch, elke keer weer, doe je het niet. Dit kan verschillende oorzaken hebben.
Misschien is de taak die je hebt aangemaakt te groot of te vaag? Je kunt eigenlijk niet zo goed inschatten wat je moet doen, hoe lang dat duurt, wat er bij komt kijken. Een manier om dit op te lossen, is tijd plannen om uit te vogelen wat deze taak nu precies is. Waar bestaat de taak uit? Kun je het in kleinere taken opdelen? Kijk eens of het lukt om taken van maximaal 5 minuten te maken. Grote kans dat je de taak daarna wel afkrijgt.
Een andere reden dat een taak steeds vooruit geschoven wordt, is dat de deadline nog te ver weg is. Je voelt simpelweg niet de urgentie om de taak nu al uit te voeren. Helemaal prima natuurlijk, het is een goed idee om je tijd te besteden aan dingen die op dit moment relevant zijn. Verschuif je taak gewoon naar een later moment, dichter op echte deadline. Zorg dan wel dat je taak voldoende helder is, niets zo vervelend om er op het laatste moment achter te komen dat je taak te groot, te vaag of te ingewikkeld is terwijl de deadline heel snel dichterbij komt.
Een laatste reden die ik hier wil noemen, is dat het taakje gewoon niet belangrijk is. Het is niet interessant. Het is niet van belang voor het grotere geheel. Wat doet deze taak eigenlijk op je takenlijst? Weg ermee!
Probleem 2: Exploderende takenlijst
Je bent begonnen met al je taken op je takenlijst te zetten. Daarmee heb je inzichtelijk welke dingen je te doen hebt. Handig! Maar… je takenlijst is gigantisch. Zo groot, dat je het overzicht compleet kwijt bent. Of de moed zakt je in de schoenen. Of allebei. Dit was niet de bedoeling! En er komen alleen maar dingen bij. In plaats van dat het je helpt, werkt het tegen je.
Er zijn een aantal dingen die je nu kunt doen. Maar wacht nog heel even met je takenlijst aan de kant gooien en het gewoon weer doen zoals je altijd deed: zonder takenlijst. Laten we de opties doornemen.
Heb je bijvoorbeeld al een overzicht op project gemaakt? Dan kun je je taken per project weergeven. Dat ziet er al wat rustiger uit. Met een filter kun je vervolgens alleen de taken die ’to do’ als status hebben laten zien. Daarnaast kun je een overzicht per project maken van de ‘doing’ taken, zodat je dat ook in één oogopslag inzichtelijk hebt. Vergeet niet in je wekelijkse review om wel naar die andere lijsten te kijken! Wat ook helpt, is taken die je op ‘done’ hebt gezet niet meer laten zien in je takenlijst (je filtert dan alleen de statussen die je wel wilt zien). Je dashboard er rustiger uit laten zien door overbodige informatie niet te tonen, helpt vaak al.
Verder zou ik je aanraden wat strenger te zijn. Kijk regelmatig (bijvoorbeeld in je wekelijkse review) kritisch naar de taken die op je lijst staan. Zijn ze wel echt belangrijk om te doen? En moet dat dan nu? Of kan het ook later? Schrap taken. Zet taken op een ‘ooit’ lijst (voor taken die je ooit nog eens wilt/moet doen, maar niet nu), en zorg dat je de ‘ooit’ lijst niet steeds in je overzicht terugziet (maar kijk er wel met enige regelmaat om te voorkomen dat ‘ooit’ automatisch ‘nooit’ wordt).
Tot slot..
We zijn nu aan het einde van de zomer-blogserie over persoonlijk kennismanagement en productiviteit gekomen. Je hebt een takenlijst, die je netjes bijhoudt. En die je elke week kritisch bekijkt. Je hebt alle acties ingepland in je agenda, en je hebt je agenda leidend gemaakt. Je hebt een ideeën database toegevoegd aan je systeem, waardoor je nooit meer een briljante ingeving mist. Je kunt ze zelfs terugvinden! Superhandig, en efficiënt. Je bent aan het experimenteren met wat je verder nog zou kunnen gebruiken. Misschien heb je wel een persoonlijke bibliotheek gemaakt, waar je al je gelezen boeken, inclusief wat je er van vond, makkelijk terug kunt vinden. Of heb je al je contacten op een plek bij elkaar verzameld in een CRM systeem. De mogelijkheden zijn eindeloos.
Toch wil ik je nog meegeven je niet blind te staren op productiviteit. Paradoxaal genoeg, is een volledige focus op productiviteit juist niet zo productiviteit. Juist in de momenten dat je jezelf de ruimte geeft om te luieren, spelen, of gewoon wat rond te hangen kom je op nieuwe ideeën. Vergeet daar geen tijd voor vrij te maken.
Mocht je nu toch nog vragen of opmerkingen hebben, stuur me dan even een bericht.