Algemene voorwaarden

1. Definities

In deze algemene voorwaarden worden de volgende termen gehanteerd:

  1. Bureau Hijlkema: De onderneming van Wouter Hijlkema, handelend als coach en gids voor hoogbegaafde volwassenen, ingeschreven bij de KvK onder nummer 88014703.
  2. Coach: Wouter Hijlkema, in de rol van begeleider binnen een coachtraject.
  3. Cliënt: De natuurlijke persoon die een coachingstraject aangaat met Bureau Hijlkema.
  4. Overeenkomst: De mondelinge, schriftelijke of digitale afspraak tussen coach en cliënt over de afname van coachingsdiensten.
  5. Diensten: Alle vormen van coaching, begeleiding, training, e-learning, online cursussen en toegang tot (online) gemeenschappen die door Bureau Hijlkema worden aangeboden.
  6. Coachingstraject: Een reeks coachingsessies en bijbehorende begeleiding, zoals overeengekomen tussen coach en cliënt.
  7. Coachingsessie: Een individuele ontmoeting tussen coach en cliënt binnen het afgesproken coachingstraject.
  8. Materiaal: Alle door Bureau Hijlkema verstrekte documenten, methodieken, hulpmiddelen en digitale content (zoals lesmateriaal, werkboeken, video’s en podcasts) die binnen het coachingstraject, e-learning of community worden ingezet.
  9. Community: Een online platform of groep, beheerd door Bureau Hijlkema, waar cliënten en/of deelnemers onderling en met de coach kunnen communiceren en kennis uitwisselen.
  10. Lidmaatschap: De deelname aan een (online) community, e-learning of abonnementsdienst van Bureau Hijlkema, waarvoor een eenmalige of periodieke betaling kan gelden.
  11. Persoonsgegevens: Alle informatie die direct of indirect te herleiden is naar de cliënt, zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
  12. Overmacht: Omstandigheden buiten de wil en invloed van Bureau Hijlkema of de cliënt, waardoor de uitvoering van een coachingsessie, traject, e-learning of andere dienst redelijkerwijs niet kan plaatsvinden. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, ziekte, technische storingen, natuurrampen en andere onvoorziene gebeurtenissen. In geval van overmacht wordt in overleg een passende oplossing gezocht.

2. Toepasselijkheid

  1. Algemene Geldigheid: Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten, diensten en producten die door Bureau Hijlkema worden aangeboden, waaronder (maar niet beperkt tot) coachingstrajecten, coachingsessies, e-learning, online cursussen en toegang tot de community.
  2. Afwijkingen: Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn slechts geldig als ze schriftelijk zijn overeengekomen tussen Bureau Hijlkema en de cliënt.
  3. Aanvaarding: Door het aangaan van een overeenkomst met Bureau Hijlkema, verklaart de cliënt zich akkoord met deze algemene voorwaarden.
  4. Wijzigingen: Bureau Hijlkema behoudt zich het recht voor om de algemene voorwaarden te wijzigen. De gewijzigde voorwaarden worden vooraf gecommuniceerd en zijn van toepassing op nieuwe overeenkomsten en diensten na de ingangsdatum van de wijziging.
  5. Nietigheid: Indien een bepaling uit deze algemene voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig of vernietigbaar blijkt, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Bureau Hijlkema en de cliënt zullen in dat geval in overleg treden om een vervangende bepaling overeen te komen die zoveel mogelijk aansluit bij de oorspronkelijke bepaling.

3. Inhoud en Doel van de Coaching

  1. Doel van Coaching
    • Coaching door Bureau Hijlkema is gericht op persoonlijke ontwikkeling, zelfinzicht en het versterken van zelfsturend vermogen.
    • De coaching richt zich op het begeleiden van hoogbegaafde volwassenen bij het ontdekken en hanteren van hun talenten, uitdagingen en drijfveren.
  2. Geen Therapie of Medisch Advies
    • Coaching is geen therapie, psychologische behandeling of medische begeleiding.
    • De coach stelt geen diagnoses en biedt geen psychotherapeutische of medische zorg.
    • Indien blijkt dat de cliënt behoefte heeft aan therapie of specialistische zorg, zal de coach dit bespreekbaar maken en kan worden geadviseerd om een gekwalificeerde professional te raadplegen.
  3. Eigen Verantwoordelijkheid van de Cliënt
    • De cliënt blijft ten allen tijde verantwoordelijk voor hun eigen keuzes, beslissingen en acties, zowel binnen als buiten de coachingsessies.
    • De coach heeft een begeleidende en ondersteunende rol en draagt geen verantwoordelijkheid voor de uiteindelijke resultaten van de coaching.
  4. Methodiek en Benadering
    • De coaching is gebaseerd op wetenschappelijke inzichten en praktijkervaring, met methoden die passen bij de behoeften van hoogbegaafde volwassenen.
    • De inhoud en werkwijze kunnen per cliënt verschillen en worden afgestemd op de individuele situatie en doelstellingen.
  5. Geen Garantie op Specifieke Resultaten
    • Coaching is een proces waarbij groei en ontwikkeling worden gestimuleerd, maar Bureau Hijlkema kan geen garantie geven op specifieke resultaten.
    • Het succes van de coaching is afhankelijk van de inzet en openheid van de cliënt.

4. Vertrouwelijkheid en Privacy

  1. Geheimhouding
    • Bureau Hijlkema behandelt alle informatie die tijdens de coachingstrajecten wordt gedeeld door de cliënt als strikt vertrouwelijk.
    • Zonder schriftelijke toestemming van de cliënt zal geen inhoudelijke informatie uit de coachingsessies met derden worden gedeeld, tenzij wettelijk verplicht (zoals in geval van een gerechtelijk bevel of ernstig gevaar voor de cliënt of derden).
  2. Persoonsgegevens en AVG
    • Bureau Hijlkema verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
    • Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor administratieve doeleinden, facturatie en communicatie met de cliënt.
    • De cliënt heeft het recht om te allen tijde inzage te vragen in de gegevens die over hen worden bewaard en kan verzoeken om correctie of verwijdering.
  3. Gebruik van Digitale Communicatie en Online Diensten
    • Coaching kan plaatsvinden via digitale communicatiekanalen zoals e-mail, videobellen en online platforms. Hoewel Bureau Hijlkema zorg draagt voor beveiliging, kan volledige bescherming tegen datalekken bij externe tools (zoals Zoom, Google Meet, of e-learning platforms) niet worden gegarandeerd.
    • Cliënten die gebruik maken van de community en e-learningdiensten binnen Bureau Hijlkema zijn zelf verantwoordelijk voor de informatie die zij daar delen. Bureau Hijlkema kan niet aansprakelijk worden gesteld voor vertrouwelijke informatie die door de cliënt in openbare of semi-openbare ruimtes van de community wordt geplaatst.
  4. Duur van de Gegevensbewaring
    • Persoonlijke aantekeningen van de coach worden tot maximaal één jaar na afronding van het traject bewaard, tenzij anders overeengekomen of noodzakelijk voor administratieve doeleinden.
    • Factuurgegevens worden bewaard conform de wettelijke bewaartermijn voor administratieve verplichtingen (7 jaar).
  5. Uitzonderingen op Vertrouwelijkheid
    • In situaties waarin er sprake is van een direct en ernstig gevaar voor de cliënt of derden, behoudt de coach zich het recht voor om passende instanties in te lichten.
    • Indien Bureau Hijlkema verplicht wordt door wet- of regelgeving om bepaalde gegevens te verstrekken, zal de cliënt hiervan op de hoogte worden gesteld, tenzij dit wettelijk niet is toegestaan.

5. Verantwoordelijkheden en Aansprakelijkheid

  1. Beperking van Aansprakelijkheid
    • Bureau Hijlkema is niet aansprakelijk voor schade, direct of indirect, voortvloeiend uit het gebruik van de diensten, tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid.
    • Indien Bureau Hijlkema toch aansprakelijk wordt gesteld, is deze aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat voor het betreffende coachingstraject of de betreffende dienst in rekening is gebracht.
  2. Eigen Verantwoordelijkheid van de Cliënt
    • De cliënt blijft te allen tijde verantwoordelijk voor eigen keuzes, acties en besluiten.
    • Coaching is een begeleidingsproces; Bureau Hijlkema kan niet aansprakelijk worden gesteld voor resultaten of de gevolgen van beslissingen die de cliënt neemt op basis van coaching.
  3. Online Diensten en Community
    • Bureau Hijlkema is niet verantwoordelijk voor technische storingen of beveiligingslekken bij het gebruik van externe platforms voor e-learning of community-interactie.
    • De cliënt is zelf verantwoordelijk voor de informatie die hij of zij deelt binnen de community.
  4. Overmacht
    • In geval van overmacht (zoals ziekte, technische storingen, natuurrampen) waardoor Bureau Hijlkema niet in staat is de diensten te leveren, wordt een passende oplossing gezocht, zoals het verplaatsen van sessies.
    • Bureau Hijlkema is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van overmacht.

6. Tarieven en Betaling

  1. Tarieven
    • De tarieven voor coaching, e-learning en toegang tot de community worden vooraf vastgesteld en gecommuniceerd via de website of in een offerte.
    • Alle tarieven zijn inclusief BTW, tenzij anders aangegeven.
    • Bureau Hijlkema behoudt zich het recht voor om tarieven te wijzigen. Tariefwijzigingen worden tijdig gecommuniceerd en gelden niet met terugwerkende kracht voor reeds afgesloten trajecten of diensten.
  2. Vooruitbetaling
    • Betaling dient altijd vooraf te geschieden, tenzij anders schriftelijk overeengekomen.
    • Een coachingstraject wordt pas definitief ingepland na ontvangst van de volledige betaling.
    • Voor e-learning, online cursussen en community-lidmaatschappen geldt dat toegang pas wordt verleend na ontvangst van de betaling.
  3. Betalingstermijnen en Methoden
    • Bureau Hijlkema accepteert betalingen via bankoverschrijving, iDEAL, en andere in de overeenkomst genoemde betaalmethoden.
    • Eventuele kosten voor internationale betalingen of wisselkoersen zijn voor rekening van de cliënt.
  4. Restitutie en Annulering
    • Betaalde bedragen worden in principe niet gerestitueerd, tenzij anders overeengekomen of als er sprake is van een uitzonderlijke situatie, beoordeeld door Bureau Hijlkema.
    • Voor online cursussen en e-learning geldt dat zodra de cliënt toegang heeft gekregen tot het materiaal, geen restitutie meer mogelijk is.

7. Annulering en No-Show

  1. Annulering van een Coachingsessie door de Cliënt
    • Een geplande coachingsessie kan kosteloos worden geannuleerd of verplaatst tot 48 uur voor de afgesproken tijd.
    • Bij annulering of verplaatsing minder dan 48 uur voor de sessie wordt de volledige sessie in rekening gebracht.
  2. No-Show (Niet Opdagen) door de Cliënt
    • Indien de cliënt zonder bericht niet verschijnt op de afgesproken tijd (anders dan door overmacht), wordt de sessie volledig in rekening gebracht.
    • Bij een no-show is er geen mogelijkheid tot restitutie of inhaal van de sessie.
  3. Annulering van een Coachingstraject door de Cliënt
    • Een volledig coachingstraject kan niet tussentijds worden geannuleerd met restitutie, tenzij sprake is van een uitzonderlijke situatie, beoordeeld door Bureau Hijlkema.
    • Indien het traject door de cliënt wordt beëindigd, wordt het reeds betaalde bedrag niet terugbetaald.
  4. Annulering of Verplaatsing door Bureau Hijlkema
    • Bureau Hijlkema behoudt zich het recht voor om een coachingsessie of traject te verplaatsen of annuleren bij overmacht of onvoorziene omstandigheden.
    • In dat geval wordt de cliënt zo spoedig mogelijk geïnformeerd en wordt er samen gezocht naar een passende oplossing (zoals verplaatsing van de sessie).

8. Duur en Beëindiging van het Traject

  1. Duur van het Coachingstraject
    • De duur van een coachingstraject wordt vooraf overeengekomen tussen Bureau Hijlkema en de cliënt.
    • De sessies vinden plaats binnen een vastgestelde periode, zoals vermeld in de overeenkomst.
    • Indien de cliënt een sessie niet binnen deze periode plant, vervalt het recht op deze sessie zonder recht op restitutie, tenzij anders overeengekomen.
  2. Tussentijdse Beëindiging door de Cliënt
    • De cliënt kan een coachingstraject niet tussentijds beëindigen met restitutie, tenzij sprake is van een uitzonderlijke situatie, beoordeeld door Bureau Hijlkema.
    • Indien de cliënt ervoor kiest om het traject voortijdig te stoppen, blijft de volledige overeengekomen prijs verschuldigd.
  3. Tussentijdse Beëindiging door Bureau Hijlkema
    • Bureau Hijlkema behoudt zich het recht voor om een coachingstraject voortijdig te beëindigen in uitzonderlijke gevallen, zoals:
      • Ernstige miscommunicatie of vertrouwensbreuk tussen coach en cliënt.
      • Ongepast of grensoverschrijdend gedrag van de cliënt.
      • Situaties waarin coaching niet langer passend of verantwoord wordt geacht.
    • Indien Bureau Hijlkema besluit tot beëindiging, wordt de cliënt hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld. Eventuele resterende sessies worden niet gerestitueerd, tenzij Bureau Hijlkema anders beslist.
  4. Overdracht of Pauzeren van een Traject
    • Coachingstrajecten zijn persoonlijk en niet overdraagbaar aan derden.
    • Pauzeren van een traject is alleen mogelijk na overleg en met schriftelijke goedkeuring van Bureau Hijlkema.

9. Overmacht

  1. Definitie van Overmacht
    • Onder overmacht wordt verstaan: alle omstandigheden buiten de invloed van Bureau Hijlkema of de cliënt, waardoor het nakomen van de overeenkomst tijdelijk of blijvend onmogelijk wordt.
    • Dit omvat, maar is niet beperkt tot: ziekte, overlijden van naasten, natuurrampen, pandemieën, stroom- of internetstoringen, brand, overheidsmaatregelen en andere onvoorziene situaties.
  2. Overmacht aan de zijde van Bureau Hijlkema
    • Indien Bureau Hijlkema door overmacht een coachingsessie of ander onderdeel van een traject niet kan uitvoeren, wordt de cliënt hierover zo spoedig mogelijk geïnformeerd.
    • In overleg wordt gezocht naar een passende oplossing, zoals het verplaatsen van de sessie.
    • Indien het traject door langdurige overmacht niet kan worden voltooid, kan Bureau Hijlkema besluiten tot een gedeeltelijke restitutie of een alternatieve invulling.
  3. Overmacht aan de zijde van de Cliënt
    • Indien de cliënt door overmacht niet in staat is een sessie bij te wonen, dient hij/zij dit zo spoedig mogelijk door te geven.
    • In geval van geldige overmacht (zoals ziekte of een noodsituatie) kan de sessie in overleg worden verplaatst, mits dit redelijkerwijs mogelijk is.
    • Indien een traject door langdurige overmacht niet kan worden voortgezet, kan in overleg een oplossing worden gezocht, maar er is geen automatische restitutie van reeds betaalde bedragen.
  4. Geen Aansprakelijkheid
    • Bureau Hijlkema is niet aansprakelijk voor enige vorm van schade die voortkomt uit overmachtssituaties.

10. Klachtenprocedure

  1. Indienen van een Klacht
    • Indien een cliënt ontevreden is over de dienstverlening van Bureau Hijlkema, wordt geadviseerd dit eerst bespreekbaar te maken met de coach.
    • Klachten kunnen schriftelijk of per e-mail worden ingediend bij Bureau Hijlkema.
  2. Behandeling van de Klacht
    • Bureau Hijlkema zal binnen 14 dagen na ontvangst van de klacht een bevestiging sturen en de klacht onderzoeken.
    • Binnen 30 dagen na ontvangst ontvangt de cliënt een inhoudelijke reactie en, indien mogelijk, een voorstel tot oplossing.
    • Indien de klacht een langere onderzoekstijd vereist, wordt de cliënt hierover tijdig geïnformeerd met een indicatie van de verwachte termijn.
  3. Geschillen en Externe Bemiddeling
    • Indien de cliënt en Bureau Hijlkema niet tot een bevredigende oplossing komen, kan de cliënt een onafhankelijke derde inschakelen, zoals een beroepsorganisatie of mediator.
    • Bureau Hijlkema streeft ernaar om klachten in goed overleg op te lossen, maar behoudt zich het recht voor om verdere bemiddeling of juridische stappen af te wegen indien nodig.
  4. Geen Opschorting van Betalingsverplichting
    • Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting niet op. De cliënt blijft verplicht om de overeengekomen tarieven te voldoen, tenzij Bureau Hijlkema anders beslist.

11. Intellectueel Eigendom

  1. Eigendom van Materiaal
    • Alle door Bureau Hijlkema verstrekte materialen, zoals werkboeken, artikelen, video’s, podcasts, e-learningcontent en andere documenten, blijven intellectueel eigendom van Bureau Hijlkema, tenzij anders overeengekomen.
    • Dit geldt zowel voor digitaal als fysiek verstrekt materiaal.
  2. Gebruik door Cliënt
    • De cliënt krijgt een persoonlijk en niet-overdraagbaar gebruiksrecht op het verstrekte materiaal.
    • Het is niet toegestaan om materialen te kopiëren, verspreiden, openbaar te maken of commercieel te gebruiken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Bureau Hijlkema. Dit geldt ook voor gebruik binnen andere coachingpraktijken of opleidingsinstituten.
    • Het maken van aantekeningen of samenvattingen voor eigen gebruik is uiteraard toegestaan.
  3. Community en Gebruikersbijdragen
    • Indien cliënten bijdragen leveren in een community of online leeromgeving (zoals posts, reacties of gedeelde documenten), behouden zij het auteursrecht op hun eigen bijdragen.
    • Bureau Hijlkema behoudt zich het recht voor om bijdragen die binnen de community of cursussen zijn geplaatst, te bewaren en te gebruiken binnen de context van de community of leeromgeving.
  4. Schending van Intellectueel Eigendom
    • Bij ongeoorloofd gebruik of verspreiding van materialen behoudt Bureau Hijlkema zich het recht voor juridische stappen te ondernemen. Dit kan leiden tot onmiddellijke beëindiging van de toegang tot coaching, e-learning of de community, zonder recht op restitutie.

12. Wijziging van de Algemene Voorwaarden

  1. Recht op Wijziging
    • Bureau Hijlkema behoudt zich het recht voor om deze algemene voorwaarden op elk moment te wijzigen of aan te vullen.
  2. Communicatie over Wijzigingen
    • Wijzigingen worden vooraf gecommuniceerd via de website van Bureau Hijlkema en/of per e-mail aan cliënten die een lopend traject, abonnement of lidmaatschap hebben.
    • De meest recente versie van de algemene voorwaarden is altijd leidend en beschikbaar op de website.
  3. Toepassing van Gewijzigde Voorwaarden
    • Voor bestaande overeenkomsten blijven de voorwaarden gelden die van kracht waren op het moment van afsluiten, tenzij de wijzigingen gunstiger zijn voor de cliënt of als de wet dit vereist.
    • Bij een ingrijpende wijziging van voorwaarden die invloed heeft op lopende trajecten of lidmaatschappen, heeft de cliënt het recht om binnen 14 dagen na kennisgeving de overeenkomst kosteloos te beëindigen, tenzij anders overeengekomen.
  4. Nietigheid van Bepalingen
    • Indien een bepaling uit deze algemene voorwaarden nietig of ongeldig wordt verklaard, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. In dat geval zal Bureau Hijlkema een nieuwe bepaling formuleren die zoveel mogelijk aansluit bij de oorspronkelijke intentie.