Al een tijdje ben ik gefascineerd door het idee van Persoonlijk Kennismanagement. Het leek me geweldig om een ‘second brain’ te hebben, waarin ik makkelijk van alles terug kon vinden. Ideeën die spontaan opkomen als je in bad ligt. Interessante passages uit een boek dat je leest. Of gewoon van die simpele taakje die je niet wilt vergeten.
Wat ik al deed, was bijvoorbeeld mijn ideeën vastleggen in een schrijfblok. Aantekeningen maken in een boek dat ik aan te lezen was. Interessante stukken uit boeken highlighten. Spontane ideeën naar mezelf sturen via Whatsapp. Op zich mooi, maar het kwam nog niet echt samen.
Dus begon ik met vol enthousiasme aan een nieuw project. Ik maakte een Notion account aan. Ik downloadde allerlei templates voor second brains. Maakte databases aan. Stopte er informatie in. Probeerde allerlei andere apps te koppelen om mijzelf optimaal te faciliteren. Een app om teksten uit een boek (ja, een echt, fysiek boek van papier) te digitaliseren. Een app waarin ik spontane brainwaves vast kon leggen. Die dan via een mailbox taakjes in Notion aan moest maken.
Fail!
Klinkt goed toch? Alleen werkte het voor geen meter. Ik kreeg de koppelingen niet goed werkend. Maakte het veel te ingewikkeld. En gebruikte het dus niet. Op een gegeven moment was ik er wel klaar mee, en stond op het punt om de hele mikmak bij het oud vuil te zetten. Jammer, helaas, blijkbaar werkt dit niet voor mij. Terug naar de markeerstift, de pen en het papier. En de Whatsapp berichten aan mezelf. Terug naar af.
Ondertussen bleef het idee dus wel doorsudderen in mijn brein. Er moest toch een manier zijn? En toen las ik het boek ‘Grip’ van Rick Pastoor. Ineens vielen er wat puzzelstukjes op hun plek. In combinatie met ‘Atomic Habits’ van James Clear en ‘Essentialism’ van Greg McKeown vormt het de basis voor de manier die voor mij werkt.
In deze blogserie neem ik je mee in hoe ik het gedaan heb. Het is vooral bedoeld als voorbeeld. Pas het vooral aan als je daar behoefte aan hebt! Zelf maak ik gebruik van Notion, maar er zijn meer tools die je zou kunnen gebruiken. Voor een overzicht van tools kun je hier kijken. Overal waar je dus Notion ziet staan, kun je ook een andere tool lezen (ik heb blokjes toegevoegd hoe je het in Notion stap voor stap kunt doen, je kunt ze wegklikken als je die niet wilt zien). Waar het om gaat is dat het werkt voor jou. Werkt iets niet lekker voor je, kies dan iets anders. Oh ja, ik begin echt bij het begin. Waarbij ik in eerste instantie alles wat niet meteen noodzakelijk is, weglaat. Verderop in de serie komen er wél verschillende dingen bij.
Keep it simple
En dat brengt me meteen bij de eerste tip: hou het simpel. Zeker in het begin. Er zijn allerlei verschillende apps, dashboards, koppelingen en templates die je kunnen helpen. Prachtig natuurlijk, maar ook overweldigend. Hierboven kon je al lezen dat ik dat zelf dus niet deed. Waardoor ik bijna was gestopt. En dat zou zonde zijn, want wat ik nu heb staan werkt heel goed. Zo heb ik het overzicht over alles wat ik gedaan wil hebben. Ik heb inmiddels een grote verzameling met blog-ideeën die spontaan opkwamen, en die voorheen ergens zoek zouden raken.
Hiermee wil ik je absoluut niet jouw eigen experimenteer-ruimte afnemen trouwens. Als jij heel graag wél alles tegelijk wilt doen, zal ik je niet tegenhouden. Maar ik gok dat je niet voor niets dit blog leest. Mogelijk heb je dat al eens geprobeerd, en werkt dat toch niet helemaal. Zo niet, dan zie ik je later wel terug.
Ok, aan de slag dan. Tim Ferriss heeft een mooie vraag die je hierbij heel goed kan helpen: ‘Wat als dit heel simpel was, hoe zou het er dan uitzien?’ Strip alle onzin, zorg voor een sterke basis. Uitbreiden kan later altijd nog. Stel jezelf de vraag ‘wat heb in nú minimaal nodig’. Neem dat als startpunt.
1 database...
Ik neem mezelf even als voorbeeld, en ik pas meteen de vraag van Tim toe. Mijn minimale behoefte was een manier om taken vast te leggen. En uitgevoerd te krijgen (ok, eigenlijk wil ik ook ideeën vast kunnen leggen. Maar we zouden het simpel maken! Dus ik ga wel nog iets met die ideeën doen, maar dan in een later blog).
Om taken vast te leggen, is iets als een database heel handig. Maak deze aan in het programma dat je hier voor wilt gebruiken. Eén database is alles wat je nodig hebt om te beginnen. In die database maak je taken aan. Elke taak krijgt een naam, en een mogelijkheid om een project toe te voegen, zodat je later per project een overzicht kunt maken. Notion biedt de mogelijkheid om elke taak nog te voorzien van een uniek nummer, die kun je aanzetten als je dat handig vindt (kan handig zijn om naar te verwijzen bijvoorbeeld). Tot slot een einddatum dat de taak klaar moet zijn. Dat is het. Later kun je hier nog andere dingen aan toevoegen, maar voor nu doen we het hiermee.
Deze database vul ik rechtstreeks als ik op mijn laptop werk, of via mijn smartphone als ik even niet in de buurt van mijn laptop ben. Wanneer ik achter mijn laptop aan het werk ben voeg ik het project waar de taak bijhoort, en de deadline (als ik die al weet) alvast in. Ben ik niet in de buurt van mijn laptop dan gebruik ik mijn smartphone. Ik heb de Notion-app zo ingesteld dat ik alleen op de + hoef te tikken, en mijn brainwave in te tikken. Het nieuwe item bevat alleen nog maar de taak die ik ingevoerd heb. Nog geen projecten, deadlines of dat soort dingen. Dat voeg ik dan toe wanneer ik weer achter mijn laptop zit.
...en een dashboard
Ok dan. We hebben dus nu een database waarin je taken vastgelegd kunnen worden. Wat ik vervolgens gedaan heb, is een dashboard maken. In dat dashboard heb ik een ‘view’ gemaakt van de nieuwe taken, deze zie je hieronder. Wat ik dan doe wanneer ik weer achter mijn laptop zit, is die lijst doornemen. Ik bepaal bij welk project de taak hoort, en wanneer hij af moet zijn. Ook kijk ik meteen of er meer informatie nodig is, en of de taak in kleinere taken opgedeeld moet worden.
Een belangrijke boodschap die ik je ook mee wil geven: begin vooral NIET met allerlei ingewikkelde templates. Hou het heel simpel. Neem dat als vertrekpunt, en voeg daar na verloop van tijd elementen aan toe die je verder helpen. Mijn systeem bevat inmiddels (veel) meer dan waar ik mee begon. Deels zijn dat experimenten, die ik ook weer weggooi wanneer ze niet werken voor me. Deels zijn het dingen die me wel helpen, en dan mogen ze blijven.
De basis staat!
Goed, je hebt nu een basis staan. Je hebt een manier om je taken vast te leggen, ook wanneer je in de rij voor de kassa ineens bedenkt dat je morgen nog een LinkedIn bericht moet schrijven. Je pakt je telefoon, tikt je taak in, en die staat dan in je dashboard. Goed begin, maar daarmee heb je nog niet geborgd dat het ook gedaan wordt. Bovendien is dit maar één taakje. Je hebt er ongetwijfeld meer. Soms kunnen het er zoveel zijn, dat je het overzicht een beetje kwijt raakt. Nog even los van het feit dat sommige taakjes eigenlijk helemaal niet zo belangrijk of urgent blijken te zijn. Daar ga ik in het volgende blog dieper op in! Ik heb hem ingepland voor volgende week vrijdag.
Mocht je in de tussentijd vragen hebben, of feedback (zeer gewaardeerd!), stuur me dan even een berichtje.